Wie soll man mit verteilten Teams effizient arbeiten? Wir, SpringWORK, haben den idealen Weg den Alltag mit dem Remote WORKen zu meistern für uns gefunden – auch mit weit entfernt sitzenden Mitarbeitern. Mit Vertrauen und Eigenverantwortung fängt alles an.
Für jeden unserer SpringWORKer gehören neben einer Portion Selbstdisziplin auch ein hohes Maß an Flexibilität, Ungebundenheit und Eigenverantwortung eng zusammen. Und das bedeutet, dass der Arbeitsalltag so frei bestimmt, aber dennoch gut strukturiert und minimal geleitet werden sollte, dass das Arbeiten über die räumliche Entfernung – sprich Remote WORKen – erfolgreich funktioniert.
Was ist die Grundlage?
Mit einer guten und stabilen Internet-Verbindung fängt alles an. Das ist das A und O für uns Remote Worker. Selbst die mobilen LTE-Netze sind stabiler denn je, außer man reist gerade durch den Wald oder über die Berge. Wir ertappen uns alle schon einmal dabei, dass wir neben dem eigenen Kind im Wartezimmer den Laptop aufklappen, verkabeln und noch schnell etwas ausliefern. Oder uns ein Entwickler aus dem Urlaub heraus die fehlenden Sourcen hinterher schickt und uns telefonisch fachlich zur Seite steht. Wir sind gefühlt immer erreichbar – auch wenn wir nicht vor Ort sind.
Das Zweitwichtigste, um die interne Vertrauenskultur zu stärken, ist eine regelmäßige Kommunikation – virtuell versteht sich. Aktuell nutzen wir dafür Slack. Ein toller Messenger, wie wir finden, mit frei wählbaren Team-Channels, dem Anpinnen von wichtigen Posts und natürlich Telko- und Screensharing-Funktion mit unzähligen Teilnehmern. Es gibt viele von uns definierte Themen-Channels – z. B. für Kundenteams, verschiedene interne Orga-Kreise oder auch mal nur um die schönsten Erfolge und Momente unter uns zu teilen. Das schafft Motivation und Nähe. Auch sind die verschiedenen Nutzerrechte mit Slack klasse, gerade wenn man Freelancer und Kunden nur begrenzt im gesamten Workspace Zugriff geben möchte. Mit Slack finden all unsere internen Weeklys und Weiterbildungen statt. Und mit einer Polly-Umfrage können wir alle Mitarbeiter noch ganz nebenbei zu einer schnellen Meinungs-Abstimmung versorgen. Apropos Umfrage-Tool: Probiert doch einmal Mentimeter bei euren Kunden. Mentimeter ist ein tolles Werkzeug, um in Live-Vorträgen die Meinung der Anwesenden mit dem Handy interaktiv und für alle visuell am Screen auszuwerten. Hervorragend.
Größere Abstimmungen und die Kommunikation mit den Kunden laufen neben klassischen Telefonanrufen und E-Mails über kostenlose oder bezahlte Telefonkonferenzdienste wie Zoom, Adobe Connect, appear.IN (jetzt whereby). Für Zoom haben wir fünf bezahlte Meetingräume, die wir im Kalender buchen und nutzen können. Adobe Connect und appear.IN (seit August dieses Jahres “whereby”) hat zig Lizenzen mit umfangreichen Webinarfunktionen – die kostenlose und damit einfachste Version für uns vereint aber nur drei bis vier Teilnehmer.
Unsere Projektmanagement-Basis
Den Projektalltag wuppen wir mit all unseren verteilt arbeitenden Projektteams via Podio und Trello. Das starke Podio ist dabei gleichzeitig unsere CRM-Datenbank, unser Vertriebs- und Akquise-Board, Recruitingchannel, Freelancer-Pool, Projekt- sowie Team- und Budget-Planungstool. Ein pfiffiges Werkzeug mit dem man ganz einfach und schnell neue Datenverknüpfungen und Reportings mit zahlreichen Ansichten, Filter- und Berechnungsmöglichkeiten generieren kann. Leider gab es Mitte des Jahres, wie bei so vielen Tools am Markt, einen Preisanstieg der Lizenzen. Davon ist auch unser heiß geliebtes Trello betroffen. Mit diesem Projektboard-Tool, kürzlich von Atlassian übernommen, steuern wir jedes einzelne Projekt von uns, sowohl mit dem verteilt sitzenden Produktionsteams, wie auch mit dem Kunden selbst. In den agilen Kanban-Boards gibt es einfache Funktionen um alle Aufgaben und To-dos übersichtlich mit Checklisten, Anhängen und einem festgelegten Termin versehen zu können. Zudem gibt es noch zahlreiche hilfreiche AddOns, z. B. die Kalenderdarstellung und das Stundentracking oder auch die Verknüpfung zu Slack, um gleich die gesamte Kommunikation in die Tickets einfließen zu lassen. Auch die Mobile App ist top – und für die Projektsteuerung unterwegs super nutzbar.
Passend dazu gehören zahlreiche Google-Applikationen aus der GoogleSuite zu unserem Alltag. Neben Google-Gmail und dem Google-Kalender nutzen wir die Geteilten Ablagen von Google (ehemals “Teamablagen”) zum sharen jeglicher Dokumente in der Cloud. Neben der Ablage zahlreicher Projektdaten nutzen wir sehr oft GoogleSheets und -Docs – kollaborativ, versteht sich. Hervorragend, wie einfach man ohne manuell zu speichern mit zig Personen gleichzeitig in einem Dokument arbeiten kann. Und mit der Google Drive File Stream App wird am Ende der lokale Ordnerbaum zur automatisch gesyncten Dokumentenablage.
Um das agile Arbeiten weiter abzurunden, unterstützen uns noch diese Tools
- GitHub ist mehr als nur ein Versionsverwaltungssystem für Software-Produktionen. Es ist auch für eine gesamte agile Projektsteuerung via Kanban nutzbar – mit Slack Anbindung, Erstellung von Pull Requests und der Verknüpfung von Commits in den Tickets.
- Jira ist eines der wohl bekanntesten Projektsteuerungs-Werkzeuge, welches oft unsere Kunden in ihren Projekten mitbringen. Ein umfangreiches Tool mit Ticketverwaltung für größere Workflow- und Prozess-Managements.
- Padlet ist ein schnelles visuelles Whiteboard-Tool, welches in Telkos und Teammeetings der Ideenfindung und dem kollaborierten Arbeiten dient.
- Mindmeister, ist eine Mindmap-Applikation, mit der man schnell seine Gedankenblitze und Ideensammlungen in einem Stern-Diagramm darstellen kann. Eine Grundlage jeder weiteren Arbeit für Konzeptionen, Namens- oder Produktfindungen und sonstigen Sinnfragen.
Tools auf dem Prüfstand
All diese zuvor genannten Tools gehören zu unserem festen Projektprozess und unterstützen die eigenverantwortliche Selbstorganisation unserer agilen Teams. Wir sind dabei stets bemüht, die Prozesse schlank zu halten und die Flexibilität eines Jeden zu gewährleisten. Dabei prüfen wir kritisch die aktuellen Tool-Entwicklungen am Markt und die zuvor erwähnten Preisveränderungen. Auch ist das Team-Feedback und die Wachstumsorientierung ein Grund, Tools und Prozesse zu überdenken. Wir arbeiten daher aktuell an einem neuen self-made Projektplanungs- und Abrechnungs-Tool. Denn keines der zahlreichen am Markt vorhandenen Applikationen hat unseren Wünschen entsprochen. Mit unserem neuen Tool können wir in Zukunft die Projektkalkulationen von allen einzelnen Teammitgliedern einholen, das Einzeltracking der Stunden akribisch verfolgen und mit einem neuen Gutschriften-Verfahren abrechnen. Des Weiteren planen wir neben dem längst überfälligen Intranet ein neues globales WIKI via WordPress, das unser über lange Jahre angehäuftes Wissen clever verteilt – für uns intern, aber auch für den Kunden.
Läuft! Aber das fehlt doch noch etwas…
Der eine oder andere wird nun feststellen, dass wir uns täglich zufrieden geben mit all den virtuellen Tools und den digitalen Meetings – aber weit gefehlt. Auch uns dürstet es nach persönlicher Nähe und einem echten Dasein füreinander – und das regelmäßig. ❤️ Wir gehen zusammen auf Workshops und Konferenzen, besuchen unsere Kunden so oft es geht und planen Team-Events. Oder wir treffen uns zum gemeinsamen Arbeiten und Lunchen spontan mit den Entwicklern aus unserem Netzwerk. Und all diese geteilten und gelebten Werte erleben wir dann sogar intensiver als täglich im Büro.
Unser Motto: Vertraut den Mitarbeitern, lasst Freiheiten – und ihr bekommt viel mehr zurück.
Du möchtest Näheres wissen oder gleich ein Projekt mit uns testen? Wir Projektmanager beraten Dich gern – auch kurzfristig. Schreibe uns doch einfach!
